Le règlement intérieur de l'entreprise : Un outil de gestion précieux

Le règlement intérieur pour tous

Le règlement intérieur de l'entreprise est un outil juridique essentiel à l'organisation de la vie collective afin d'assurer la discipline et la santé et la sécurité des travailleurs.

Depuis le 1er janvier 2020, le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises employant au moins cinquante salariés. Cela signifie qu'en deçà de cet effectif, il n'est pas obligatoire.

Pourtant, même en l'absence d'obligation légale, les petites structures ont intérêt à disposer d'un règlement intérieur :

• Pour clarifier les règles applicables : l'employeur formalise ses attentes et les obligations des salariés.
• Pour prévenir les conflits internes : la définition claire des procédures disciplinaires réduit le flou et les incertitudes et le risque de contentieux.
• Pour favoriser la cohérence managériale : l'employeur affiche une application uniforme des règles au sein de l'entreprise.

Conclusion => le règlement intérieur est un outil de gestion précieux, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

Son contenu est réglementé

Le règlement intérieur est rédigé unilatéralement par l'employeur pour fixer :

• les règles de santé et de sécurité applicables ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité, quand elles apparaissent compromises ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline et, notamment, la nature et l'échelle des sanctions disciplinaires que peut prendre l'employeur.

Par ailleurs, le règlement intérieur rappelle :

• les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés tels qu'ils résultent des articles L. 13321 à L. 1332-3 du code du travail ou, le cas échéant, de la convention collective applicable ;
• les dispositions du code du travail relatives au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes.

Thèmes centraux du règlement intérieur ➢ Santé et sécurité ➢ Discipline : règles et sanctions ➢ Droits de la défense ➢ Harcèlements

Conclusion => le règlement intérieur est indispensable à l'exercice encadré du pouvoir disciplinaire. Ce n'est pas pour rien qu'il est prévu dans le code du travail dans un livre titré « Livre III : Le règlement intérieur et le droit disciplinaire ».

Les sujets concrets traités par le règlement intérieur

Le règlement intérieur fixe les dispositions concernant, à titre de quelques exemples :

L'usage des équipements de travail

Le règlement intérieur fixe les règles d'utilisation des équipements de travail qui sont mis à la disposition du salarié pour l'exercice de sa fonction et doivent être utilisés conformément à leur objet, c'est à dire l'exécution du travail.

Cela concerne les équipements de protection individuelle, appelés les EPI.

Le refus de porter ses équipements de protection individuelle, prévus par le règlement intérieur, justifie un avertissement infligé à un salarié (CA Fort-de-France, 17/02/2023, n°00156). La sanction disciplinaire est justifiée par la violation des dispositions du règlement intérieur.

Cela concerne également l'utilisation des ressources informatiques et de communication, que l'on retrouve sous l'appellation NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication).

Le règlement intérieur peut d'ailleurs être complété par une Charte d'utilisation des NTIC dans l'entreprise, qui permet de sensibiliser les utilisateurs aux risques liés à l'utilisation de ressources technologiques, numériques en termes d'intégrité et de confidentialité des informations traitées.

La Charte présente l'avantage de rappeler le droit à la déconnexion, ce qui est particulièrement pertinent lorsque des salariés de l'entreprise sont soumis au forfait jours ou encore en télétravail.

Rappelons que l'imprudence, la négligence ou la malveillance d'un utilisateur (d'internet, d'une messagerie, des outils technologiques et numériques de l'entreprise en général) peuvent avoir des conséquences graves de nature à engager sa responsabilité civile et même pénale, ainsi que celle de l'entreprise.

La lutte contre le tabagisme

Hormis la question de santé publique et l'interdiction légale de fumer dans tous les lieux de travail fermés ou couverts (Loi du 15 novembre 2006), le tabagisme est source de deux problématiques récurrentes dans l'entreprise :

Les pauses en nombre et à rallonge des salariés fumeurs, pendant les heures de travail et souvent sans aucun décompte de leur temps de travail effectif. A tort, puisque les pauses fumeurs (distinctes des pauses légales) ne sont pas un droit et ne sauraient être rémunérées comme du temps de travail effectif.

Le risque d'incendie parce qu'un mégot jeté à la volée est un acte incivique et dangereux, encore plus lorsque l'entreprise dispose d'archives, d'un local avec des produits chimiques, d'une cuve à carburant, de bois, etc.

Le règlement intérieur est clairement indispensable pour clarifier les règles applicables et les sanctions encourues.

L'interdiction d'introduire ou consommer de l'alcool ou de la drogue

Il est amusant de rappeler que le vin, la bière, le cidre et le poiré sont autorisés sur le lieu de travail par des dispositions du code du travail que le législateur n'a jamais remises en cause à ce jour (C. trav., art. R. 4228-20).

Aux Antilles, c'est le rhum qui peut s'inviter aux évènements festifs de l'entreprise. Pour la Cour d'Appel de Fort-de-France, l'introduction d'alcool dans l'entreprise pour le repas de noël est « tolérée », précisant même que la consommation de rhum est « courante » et ce « en dépit des termes du règlement intérieur de l'entreprise » (CA Fort-de-France, 17/02/2023, n°21/00245). La Cour d'Appel de Basse-Terre a jugé le licenciement pour faute grave justifié d'un salarié qui avait introduit et consommé de l'alcool et de la drogue au sein de l'entreprise alors que le règlement intérieur l'interdisait (CA Basse-Terre, 30/01/2017, n° 15/01899).

Ce qui est certain, c'est que le règlement intérieur sur ce thème est déterminant pour justifier le motif du licenciement.

L'employeur doit avoir en permanence à l'esprit qu'il est tenu d'une obligation de sécurité (C. trav., art. L. 4121-1 et L. 4121-2), avec une vigilance très particulière des règles applicables lorsque les salariés sont amenés à conduire des véhicules ou des engins de manutention ou de chantier, à transporter des individus ou encore à manipuler des machines ou des produits dangereux.

Les harcèlements, les agissements sexistes et le lancement d'alerte

Indépendamment de leur inscription dans le règlement intérieur de l'entreprise, ces sujets exigent une information précise et obligatoire sur tous les lieux de travail.

Les dispositions de l'article 222-33 du Code pénal sont affichées dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche, et ce, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

Le règlement intérieur peut utilement être complété par une Charte de prévention des risques psycho-sociaux : outil à ne pas négliger d'identification des risques psycho-sociaux, de définition d'une méthodologie et d'une démarche d'évaluation des risques psycho-sociaux, de mise en place de plans d'actions, faisant le lien avec le Document Unique d'Evalutation des Risques (DUER).

Conclusion => les sujets abordés par le règlement intérieur sont très concrets et imposent des obligations tant à l'employeur qui doit les faire appliquer qu'aux salariés qui doivent les respecter.

Les clauses et contenus interdits

Le règlement intérieur est circonscrit aux sujets en lien avec la discipline et la sécurité et l'hygiène.

Il ne traite pas de la formation ou du contenu du contrat de travail : période d'essai, heures supplémentaires., fixation des dates de congés payés, fonctions exercées par les salariés.

Par contre, il a vocation à ériger en règle générale et permanente de discipline le fait de respecter les horaires affichés dans l'établissement et prévoir que le retard ou l'absence injustifiée peuvent entraîner une sanction disciplinaire telle que définie par le règlement intérieur.

Le règlement intérieur ne peut prévoir aucune disposition contraire aux lois et aux règlements : l'atteinte du droit de grève, l'atteinte à l'exercice des missions des institutions représentatives du personnel.

Il ne peut prévoir aucune disposition contraire aux accords collectifs applicables : une garantie procédurale particulière prévue par la convention collective applicable par exemple ; des dispositions spécifiques au droit disciplinaire (exemple : nombre de jours d'une mise à pied disciplinaire limité).

Enfin, par application stricte de l'article L.1121-1 du code du travail, le règlement intérieur « ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché».

Ainsi, le règlement intérieur ne peut contenir des clauses contraires aux droits et libertés individuelles fondamentales telles que les interdictions de mariage ou de concubinage ou à les restrictions de la liberté de conscience et de pensée.

Un long débat judiciaire a eu lieu concernant la liberté de coiffure : la Cour de Cassation a rendu un arrêt célèbre le 23/11/2022 jugeant que l'interdiction faite à un steward de porter des tresses africaines constituait une discrimination fondée sur l'apparence physique en lien avec le sexe.

La grande compagnie aérienne tricolore pour laquelle il travaillait avait eu l'immense maladresse d'interdire les tresses africaines, uniquement pour les hommes !

Le Défenseur des droits avait été saisi et avait estimé que « les exigences de coiffure obéissant à des normes eurocentrées [étaient] susceptibles de caractériser des discriminations fondées sur l'apparence physique rapportée à l'origine ethnique ».

La Cour de cassation a repris cette argumentation au visa de l'article L. 1132-1 du Code du travail qui prévoit qu'aucun salarié ne peut faire l'objet d'une mesure discriminatoire directe ou indirecte, en matière d'affectation notamment en raison de son sexe, de son origine, et de son apparence physique.

En fait, le règlement intérieur peut prévoir des restrictions à la liberté de coiffure, exception faite des pures discriminations et lorsque ces restrictions sont justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché : le règlement intérieur peut exiger des cheveux longs attachés par exemple lorsque le salarié travaille en contact avec des denrées alimentaires (restaurant, boulangerie) et y ajouter le port d'une charlotte ou d'une toque.

Le sujet d'une liberté de se vêtir n'est pas en reste. C'est la célèbre affaire des bermudas datant de plus de vingt ans qui a apporté la réponse dans un arrêt du 28/05/2003. La Cour de Cassation y affirme que « la liberté de se vêtir à sa guise au temps et au lieu du travail n'entre pas dans la catégorie des libertés fondamentales ».

L'employeur peut ainsi imposer ou interdire unilatéralement une tenue vestimentaire dès lors que la restriction à la liberté (individuelle, mais pas fondamentale) de se vêtir librement au travail est justifiée et proportionnée (C. Trav L.1121-1 précité). Les restrictions peuvent porter sur différents aspects de la tenue (chaussures, vêtements, casquette, bijoux, coiffures, etc.), prendre la forme du port obligatoire d'un uniforme ou encore d'un insigne. Ces obligations peuvent être inscrites dans le règlement intérieur.

La justification de la restriction est fondée soit sur des raisons de sécurité, soit sur des raisons de contact avec la clientèle.

Il est admis d'imposer le port d'un uniforme au personnel d'un hôtel par exemple car cela permet l'identification du personnel pour les clients.

Il est possible d'interdire de venir travailler en survêtement pour un salarié ayant un contact commercial direct avec les clients. D'une manière générale, il est possible d'exiger une tenue décente, de bon aloi, conforme à l'image de l'entreprise.

Attention => Lorsqu'une tenue de travail spécifique est imposée par l'employeur, il doit prendre en charge l'entretien de cette tenue (remboursement de frais réels d'entretien, indemnité forfaitaire d'entretien). Un règlement intérieur qui prévoit le contraire est retoqué par l'inspecteur du travail.

L'obligation de l'employeur faut lorsqu'il fournit une tenue dédiée ou lorsqu'il astreint le personnel a un code vestimentaire précis.

Obligatoire pour les employeurs d'au moins 50 salariés : incidence sur les sanctions disciplinaires

Le règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises employant au moins 50 salariés.

L'obligation de se pourvoir d'un règlement intérieur s'applique dès que le seuil de 50 salariés est atteint depuis 12 mois.

Attention => en cas de transfert de l'entreprise (cession, vente, etc), un nouveau règlement intérieur doit être élaboré par le nouvel employeur car le règlement attaché au cédant ne se transfère pas.

Nous avons vu que le contenu du règlement intérieur est réglementé et qu'il fixe notamment « Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur » (C. Trav. L.1321-1).

Cela a deux conséquences :

Première conséquence : aucune sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée contre un salarié par un employeur qui est soumis à l'obligation légale de disposer d'un règlement intérieur qui fixe les règles de discipline et prévoit « la nature et l'échelle des sanctions ».

Cela veut dire que le pouvoir disciplinaire de l'employeur de 50 salariés et plus, contrevenant à son obligation de disposer d'un règlement intérieur, se trouve limité voire presque supprimé puisqu'il ne peut infliger ni avertissement, ni mise à pied disciplinaire, ni aucune sanction qui ne rompt pas le contrat.

Mais pour aller jusqu'au licenciement, il faut un motif réel et sérieux.

Deuxième conséquence : en cas de litige, c'est à l'employeur de prouver qu'il n'était pas soumis à l'obligation d'établir un règlement intérieur (Cass. Soc., 06/01/2021, n°19-14.440 ; CA Fort-de-France, 23/06/2023).

Cela signifie que lorsque le salarié conteste une sanction disciplinaire prise à son encontre alors qu'aucun règlement intérieur n'a été porté à sa connaissance, l'employeur doit justifier qu'il n'était pas dans l'obligation d'en prévoir un.

Maintenant supposons qu'un règlement intérieur existe bien, les sanctions pouvant être prévues au règlement intérieur sont : • l'avertissement ou le blâme (mais le blâme est nettement plus ancré dans la culture de la fonction publique), • la mise à pied disciplinaire de x jours, • la mutation, • la rétrogradation, • le licenciement pour faute (simple, grave ou lourde).

La convention collective peut prévoir une liste sensiblement différente et même réduite. C'est le cas de la convention collective des Etablissements prives d´hospitalisation, de soins, de cure et de garde a but non lucratif (IDCC 0029)qui limite à l'observation, l'avertissement, la mise à pied – avec ou sans salaire - de trois jours, le licenciement. Donc il ne peut y avoir de mutation et la mise à pied ne peut pas être de six jours par exemple.

La mise à pied disciplinaire est une sanction particulière : elle est lourde puisqu'elle prive (généralement) le salarié de sa rémunération pendant x jours et l'exclut temporairement de l'entreprise.

Justement, sa durée maximale doit être obligatoirement fixée par le règlement intérieur (Cass. soc., 11 décembre 2015, n° 14-19.954). A défaut, la sanction prise à l'encontre du salarié est nulle.

Si une sanction d'une durée excédant la durée maximale prévue au règlement intérieur est prononcée, elle est nulle également.

La mise à pied disciplinaire a toujours une durée déterminée, à l'inverse de la mise à pied à titre conservatoire qui est indéterminée (attention au risque de durée excessive).

La mise à pied immédiate prononcée pour une durée déterminée est forcément qualifiée de mise à pied disciplinaire. De ce fait, si l'employeur n'a pas de règlement intérieur alors qu'il le devrait, s'il y a un règlement intérieur mais que la durée maximale n'est pas fixée, si la durée prononcée excède la durée maximale prévue par la règlement, alors la mise à pied est qualifiée de disciplinaire et elle est nulle.

Conclusion => le règlement intérieur est vraiment un outil majeur dont tout employeur devrait se doter car il lui sera fort précieux lorsqu'il aura à faire respecter les règles d'hygiène et sécurité et de discipline dans son entreprise.

Prochainement, une 2ème partie sera consacrée à la procédure d'élaboration du règlement intérieur.

Pour vous accompagner au quotidien :

Mireille MANCHERON

contact@mancheron-avocat.fr

Conseil et défense en droit du travail