Le règlement intérieur de l’entreprise : La procédure d’élaboration

Dans la première partie, nous avons vu que le règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises employant au moins 50 salariés et vivement recommandé quel que soit l’effectif. La rédaction d’un règlement intérieur par l’employeur s’applique dès que le seuil de 50 salariés est atteint depuis 12 mois. Lire la première partie.

Avant de commencer la rédaction

Deux vérifications préalables :

• L’employeur vérifiera si son effectif justifie qu’il procède à la mise en place d’un Comité Social et Economique (effectif de l’entreprise de 11 salariés et plus pendant 12 mois consécutifs). Lorsque l’employeur est soumis à l’obligation de mettre en place un Comité Social et Economique, il doit y pourvoir avant d’élaborer un règlement intérieur puisque celui-ci devra être soumis à la consultation de ce CSE.
• L’employeur vérifiera les dispositions conventionnelles applicables, notamment celles prévoyant des garanties procédurales en matière disciplinaire.

Les étapes à respecter

Une fois le règlement intérieur rédigé par l’employeur bien accompagné, des étapes strictes doivent être respectées. La validité du règlement intérieur en dépend.

1. La consultation du Comité Social et Économique s’il existe

Le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du Comité Social et Économique. Même si l’avis du Comité Social et Économique est consultatif, sa consultation est une formalité substantielle à laquelle l’employeur ne peut déroger car elle conditionne la validité du règlement intérieur.

Le défaut de consultation est passible d'une contravention de quatrième classe. L’avis porte particulièrement sur les mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l’entreprise, c’est-à-dire ce qui relève du domaine de compétence du Comité Social et Économique. Voir les domaines concernés dans la première partie.

Concrètement, lorsque l’employeur a rédigé le règlement intérieur, il convoque son Comité Social et Économique avec pour ordre du jour la consultation de celui-ci sur l’application d’un règlement intérieur dans l’entreprise et le fournit avec la convocation pour permettre aux élus d’en prendre connaissance avant la réunion.

Le jour de la réunion, un procès-verbal est dressé pour acter de la consultation du CSE et de l’avis rendu.

2. La communication du règlement intérieur à l’inspection du travail

Après l’avis rendu par le CSE, le règlement intérieur est adressé, avec le procès-verbal de réunion du CSE, en deux exemplaires par lettre recommandée avec accusé de réception à l’inspection du travail.

L’adresse de la DREETS compétente est disponible sur le portail dédié : https://dreets.gouv.fr/

L’inspecteur du travail exercera un contrôle sur la date d’entrée en vigueur qui ne peut être inférieure à un délai d’un mois à compter de la réception du règlement intérieur dans ses services. Pendant ce délai, l’inspecteur peut enjoindre l’entreprise de retirer ou modifier certaines dispositions si elles contreviennent au code du travail (atteinte à une liberté fondamentale par exemple – cf 1ère partie).

3. Le dépôt du règlement intérieur au greffe du Conseil de Prud’hommes

Le règlement intérieur est déposé au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement pour lequel il est établi.

Cette formalité, tout aussi substantielle que celle de la notification à l’inspection du travail, est une condition de l’opposabilité du règlement intérieur aux salariés auxquels il est destiné.

4. L’affichage et la communication du règlement intérieur aux salariés

De manière très large, le règlement intérieur est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

Il peut être par exemple adressé aux salariés par l’intranet de l’entreprise. Il peut être remis en exemplaire physique contre signature sur une feuille d’émargement.

Il est dans tous les cas affiché sur les lieux de travail puisque peuvent également s’y référer les non-salariés de l’entreprise (intérimaires, stagiaires, intervenants : les sanctions disciplinaires ne leur sont pas applicables mais les règles d’hygiène et sécurité le sont – voir les précisions dans la première partie).

Le règlement intérieur ne devient applicable et surtout opposable aux salariés qu’après l’accomplissement de l’ensemble des formalités précitées.

5. L’entrée en vigueur du règlement intérieur

Le règlement intérieur fixe sa propre date d’entrée en vigueur. Cela étant, il ne peut pas s’appliquer avant un délai minimum d’un mois à compter de la dernière formalité de dépôt et d’affichage.

6. Les modifications et adjonctions au règlement intérieur

Il arrive que des documents autres que le règlement intérieur soient annexés à celui-ci ou encore portés à la connaissance du salarié au moment de l’embauche : il s’agit notamment des chartes et des notes de services.

Tout document, tel charte ou note de service, établissant des règles générales et permanentes dans les matières relevant normalement du règlement intérieur constitue une annexe à celui-ci et est donc soumis aux mêmes formalités substantielles :

• consultation du Comité Social et Économique
• notification à l’inspection du travail
• dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes
• affichage sur les lieux de travail
• communication par tout moyen aux salariés

Il en va ainsi par exemple d’une Charte de prévention des risques psycho-sociaux, d’une Charte relative au télétravail dans l’entreprise ou encore d’une Charte d’utilisation des NTIC dans l’entreprise.

Les sanctions et les contentieux

Les infractions aux règles d’élaboration (les formalités) ou au contenu d’un règlement intérieur sont punies d’une amende prévue pour une contravention de 4^e classe : 750 € pour une personne physique et 3.750 € pour la personne morale.

Les mêmes sanctions sont encourues lorsque l’employeur refuse la modification ou le retrait de clauses du règlement qui sont prescrites par l’inspecteur du travail.

Plusieurs juridictions sont compétentes pour connaître des litiges impliquant le règlement intérieur :

• Le conseil de prud’hommes est compétent pour tous les litiges individuels relatifs à l’application de clauses du règlement intérieur : le juge peut écarter une clause contraire aux dispositions légales relatives au contenu du règlement.
  Un syndicat peut demander devant le conseil de prud’hommes statuant en référé la suspension du règlement intérieur si l’employeur n’a pas accompli les formalités requises (Cass. soc., 23 octobre 2024, n° 22-19.726, F-B). Par contre il ne peut pas demander ni sa nullité ni son inopposabilité aux salariés.
• Le tribunal administratif est compétent pour statuer sur un litige portant sur les modifications prescrites par l’inspecteur du travail.
• Le tribunal judiciaire est compétent pour statuer sur une demande d’annulation d’une ou plusieurs clauses du règlement intérieur.

En entreprise, on ne peut éviter tous les contentieux. Mais on peut largement œuvrer et sécuriser en amont pour les limiter ou en réduire les risques.

Le règlement intérieur fait partie des outils à ne pas négliger.

Pour vous accompagner au quotidien :
Mireille MANCHERON
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Conseil et défense en droit du travail